Erfahren Sie, wieso es sich lohnt, seine Geschäftsunterlagen zu digitalisieren, und welche Möglichkeiten Ihnen eine digitale Dokumentenverwaltung bringen kann.
Hohe Kosten durch Archive
Unternehmer sind durch diverse gesetzliche Regelungen (z.B. das Handelsgesetzbuch oder den Gesetzen zum Arbeitsrecht) verpflichtet, wichtige Geschäftsunterlagen entweder sechs oder zehn Jahre vorzuhalten. Kleine und mittelständische Betriebe haben in der Regel nicht so viel Platz, wie Großunternehmen, um Ihre Dokumente zu lagern, und geraten schneller an Ihre Grenzen.
Hinzu kommt, dass Dokumente fachgerecht gelagert werden müssen und nicht jedem zugänglich gemacht werden dürfen. Der Lagerraum muss trocken und vor zu hellen Lichtverhältnissen oder Sonneneinstrahlung geschützt werden, damit die Papiere nicht schimmeln oder ausbleichen.
Da nicht alle Unternehmen über geeignete Platzressourcen verfügen, resultiert daraus, dass Archivräume teuer angemietet werden müssen. Diese befinden sich oft nicht in unmittelbarer Nähe, sodass benötigte Informationen nicht schnell nachgeschlagen werden können.
Die Vorteile der Digitalisierung
Als kostengünstige Alternative gehen Unternehmen den Schritt, ihre Dokumente zu digitalisieren. Diese Form der Archivierung hat den Vorteil, dass keine Archivräume teuer angemietet werden. Zudem sind die Daten keinen physischen Witterungen ausgesetzt.
Wenn sich Unternehmen dafür entscheiden, Ihre Geschäftspapiere zu digitalisieren, haben sie den entscheidenden Vorteil, dass sie schnell und problemlos innerhalb weniger Sekunden auf die gewünschten Daten zugreifen können und die Zugriffsrechte unkompliziert steuern können. Der Zugriff erfolgt orts- und zeitunabhängig.
Mithilfe von Dokumenten-Management-Systemen (kurz „DMS“) können Unternehmen damit beginnen, ihre Dokumente elektronisch abzubilden. Diese lösen nicht nur die Ablage Ihrer Unterlagen in physischen Ordnern ab, sondern erfassen die Dokumente digital und ermöglichen eine Weiterleitung und Bearbeitung verschiedener Abteilungen.
So kann beispielsweise der Vorgang der Rechnungsprüfung vollständig digital abgebildet werden, indem die Rechnung digital eingescannt wird, an den Rechnungsprüfer geschickt und zur Verbuchung an die Buchhaltung übermittelt wird. Die Digitalisierung ermöglicht hier eine Beschleunigung der Prozesse und eine deutliche Zeitersparnis. Gerade in Zeiten, in denen hybrides Arbeiten und Home Office von Mitarbeitern genutzt werden kann, ist es von Vorteil für Unternehmen, ihre Dokumente im digitalen Format zu verwalten.
Ausnahmen der Archivierung
Auch wenn DMS-Systeme eine Reihe an Vorteilen bieten, darf nicht außer Acht gelassen werden, dass nicht jedes Dokument ausschließlich in elektronischer Form archiviert werden darf. Die Gesetzgebung schreibt vor, dass folgende Dokumente in Papierform aufbewahrt werden müssen.
Eröffnungsbilanz
Jahresabschlüsse
Notarverträge und Urkunden
Unterlagen mit Original-Unterschriften
Dokumente mit Wasserzeichen
Zollanmeldungen
Fazit
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist es von Vorteil, bei Mediadig.de Dokumente zu digitalisieren, um zum einen Kosten zu sparen und zum anderen agil am Markt handeln zu können und sich auf Ihre Kernaufgaben und -kompetenzen konzentrieren zu können.
Bildnachweis: ArtmannWitte/Adobe Stock
